新メールシステム（Exchange Online）

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• 新メールシステム（Exchange Online）
  • はじめに
  • 移行後のメール環境
    • メールアプリ
  • 共有メールボッスク
  • マニュアル等
    • Outlook
    • Thunderbird
  • Mac, iPhone, iPad メールアプリ
    • Android
    • 秀丸メール
    • K-9 Mail
    • 【Windows】DEEPMailに登録している個人アドレス帳データの移行

はじめに

• まずは、Outlook on the Web を使って、メールを読める環境を確保してください。
• メールソフトの設定追加や使い方について、新潟大学独自の部分はほとんどではありませんので、ネットで検索するとよりわかりやすいページがヒットすることもあります。 特に、他大学が参考になります。 「Exchange Online mac メール」などとして、検索してみてください。

概要

• 新メールシステムの名称は Exchange Online といいます。 マイクロソフト社が提供するサービス Microsoft365 の一部で、 企業や大学などで広く使われています。
• アカウントの初期設定完了後はメールアカウントをメールソフトに追加できますが、 6月9日の切り替え完了までは、メールを正しく送ることができませんので、注意してください。
• 旧システムから、Exchange Online へのメールのコピーは行いません。 必要であれば、各自で行ってもらうことになります。 Outlook と Thunderbird を使ったメールのコピー方法のマニュアルを「マニュアル等」に用意しました。
• DEEPMail で個別に自動振り分けをされている場合は、 各自で Outlook (Exchange Online) に再度設定していただく必要があります。

移行後のメール環境

サインイン（ログイン）について

• 学内ネットワークで使用する場合は、パスワードのみでサインインできます。
• 学外ネットワークで使用する場合は、電話（SMS、音声）等を使った多要素認証が必須となります。
• 毎回パスワードや多要素認証を要求されることはありませんが、ネットワークを移動すると多要素認証を求められます。

メールアプリ

• ウェブブラウザでメールを読む(Outlook on the web)

  • https://outlook.office.com/mail

  • もっとも簡単な方法です。まずは、これを使ってメールを読める環境を確保してください。

  • DEEPMail で個別に自動振り分けや、メール転送設定をされている場合は、各自で Outlook (Exchange Online) に再度設定していただく必要があります。

• Outlook (Windows, Mac, iOS, Android)

  • Exchange Online の機能を最も有効に活用できます。
  • 「新しい Outlook」の使用を促されますが、「新しい Outlook」では DEEPMail の設定ができません。 完全に移行が済んでから「新しい Outlook」に切り替えてください。
  • DEEPMail で個別に自動振り分けや、メール転送設定をされている場合は、各自で Outlook (Exchange Online) に再度設定していただく必要があります。
  • アカウントの追加・DEEPMail から Exchange へメールデータをコピーする方法
    • こちらにマニュアルがあります

• Thunderbird

  • 個人用メールボックスの読み書きに支障はありません。
  • 共有メールボックスを使用する場合、読むことに問題はありませんが、送信時に共有メールボックスのアドレスを使用することができていません（調査中）。
  • DEEPMail で個別に自動振り分けや、メール転送設定をされている場合は、各自で Outlook (Exchange Online) に再度設定していただく必要があります。
  • アカウントの追加・DEEPMail から Exchange へメールデータをコピーする方法
    • こちらにマニュアルがあります

• Mac のメールアプリ

  • 個人用メールボックスの読み書きに支障はありません。
  • 共有メールボックスは「Macで共有メールボックスを使う」で検索すると香川大学が作成したPDFファイルがヒットします。（こちらでは未確認です）
  • MS365アカウントを、システム設定 → インターネットアカウントから追加すると、 メールアプリとともに、カレンダー等も MS365 と同期できるようになります。
  • DEEPMail で個別に自動振り分けや、メール転送設定をされている場合は、各自で Outlook (Exchange Online) に再度設定していただく必要があります。
  • アカウントの追加方法
    • Mac OS X Mail でメールを設定する(support.microsoft.com)

• iOS(iPhone, iPad) のメールアプリ

  • 個人用メールボックスの読み書きに支障はありません。
  • アカウントの追加方法
    • iOS メール アプリで Outlook アカウントを設定する(support.microsoft.com)

• その他のメールソフト

  • メールアカウント追加画面で、マイクロソフトの認証画面が表示される場合は、使用できる可能性がありますので、 お問い合わせください。

共有メールボックス

閲覧方法

• Outlook で共有メールボックスを開いて使用する(support.microsoft.com)

• Outlook for Mac で共有メールボックスを追加する

• Outlook for Mac で共有メール、予定表、または People フォルダーを開く(microsoft.com)

• Outlook (web版) に共有メールボックスを追加する

  https://www.google.co.jp/ 等で、「outlook web に共有メールボックスを追加する」と入力して検索してください。

• Thunderbird で共有メールボックスを登録する

利用形態

次のような場合に適合します。

• 1. 共有PCにメールアカウントを設定して、複数の人がその前にいって、メールを処理していた場合

  共用PCのメールが、マイクロソフトのクラウドの中に移動したと思ってください。 Outlook はクラウド内の共用PC（=共有メールボックス）を操作するためのツールになります。

  共有PCは一つで、誰かが操作（メールの送信、転送、移動、削除等）した結果を、他の人もそのまま引き継げたように、 共有メールボックスも一つですので、共有PCと同じように振る舞います。

  共有PCの時は、「その前に行って座る」という物理的な動作が伴ったため、自分が何を操作しているかわかりやすかったと思います。 共有メールボックスは、自分とメールボックスと区別が付きにくいため、戸惑うかもしれませんが、 どこにいても自分の目の前の Outlook で操作できます。

• 2. 異動などの際にメールアドレスを引き継ぐ必要があり、かつ、移動前のメールデータも引き継ぐ必要がある場合

  個人メールボックスに複数のメールアドレスを設定する方法もありますが、この場合は、次の人にメールデータを引き継ぐことができません。 共有メールボッスクを使う場合は、利用者を変更するだけで、メールデータを引き継ぐことができます。

マニュアル等

メールソフトで Exchange Online を使うための設定や操作について、 新潟大学独自の部分はほとんどではありませんので、 ネットで検索するとよりわかりやすいページがヒットすると思います。

Outlook 設定とメールデータ移行

ひとつのマニュアルに、MS365アカウントを登録する方法と、DEEPMail のメールデータを Exchange Online にコピーする方法が書かれています。

• 【macOS Outlook】DEEPMail と MS365アカウント 追加手順、データ移行手順

• 【Windows Outlook】DEEPMail と MS365アカウント 追加手順、データ移行手順(06/17更新)

  • page27 から、新しいメールサーバへの接続方法です。 最初のページは古いメールサーバへの接続方法です。 既に古いメールサーバのメールが読めている場合は不要です。
  • 旧サーバに接続するためのサーバ情報は、https://www.cais.niigata-u.ac.jp/service/mail_deepmail/ の「メールソフトを利用する際の注意点」にあるPDFファイルを参照してくたさい。

• 【参考】macOS・Windows OSでの Outlook へのアクセスと言語変更

• 【参考】Outlook 単体 で DEEP Mail 内メールデータをローカルへバックアップする方法

• 【参考】既に DEEPMAIL が登録されている Outlook に MS365アカウントを追加する際にエラーになった場合の対処方法

• Outlook で共有メールボックスを開いて使用する(support.microsoft.com)

• Outlook for Mac で共有メールボックスを追加する

• Outlook for Mac で共有メール、予定表、または People フォルダーを開く(microsoft.com)

• Outlook についての質問とその回答

Web 版 Outlook 設定

• Outlook (web版) に共有メールボックスを追加する

  https://www.google.co.jp/ 等で、「outlook web に共有メールボックスを追加する」と入力して検索してください。

Thunderbird 設定とメールデータ移行

• ひとつのマニュアルに、MS365アカウントを登録する方法と、DEEPMail のメールデータを Exchange Online にコピーする方法が書かれています。

• 個人用のアカウントを追加する場合、メールアドレスを聞かれたときは、MS365アカウント名（[email protected] のように @ の前に med や adm 等のサブドメインがくるもの）を入力してください。 このままですと、差出人のメールアドレスがマイクロソフトアカウントのままですので、 下記、「Thunderbird で差出人メールアドレスを設定する」を参考に変更してください。

• 【macOS Thunderbird】設定とメールデータ移行手順(06/17更新)

• 【Windows Thunderbird】設定とメールデータ移行手順(06/17更新)

  • 旧サーバに接続するためのサーバ情報は、https://www.cais.niigata-u.ac.jp/service/mail_deepmail/ の「メールソフトを利用する際の注意点」にあるPDFファイルを参照してくたさい。

• Thunderbird についての質問とその回答

Mac, iPhone, iPad メールアプリ

• 以下の設定で、メールアドレスを聞かれたときは、MS365アカウント名（[email protected] のように @ の前に adm,med 等のサブドメインがくるもの）を入力してください。

• Mac OS X Mail でメールを設定する(support.microsoft.com)

• Mac メール で差出人メールアドレスを設定する

• iPhone のメールアプリにMS365アカウントを登録する

• （少し古い iPhone 用）iOS メール アプリで Outlook アカウントを設定する(support.microsoft.com)

Android メールアプリ

• 以下の設定で、メールアドレスを聞かれたときは、MS365アカウント名（[email protected] のように @ の前に adm,med 等のサブドメインがくるもの）を入力してください。

• Android メール アプリでメールをセットアップする(support.microsoft.com)

秀丸メール

• アカウントの追加(2024-06-26 更新)

K-9 メール

• 管理者による承認を済ませています。アカウントを追加してみてください。 その際、メールアドレスを聞かれたときは、MS365アカウント名（[email protected] のように @ の前に adm,med 等のサブドメインがくるもの）を入力してください。

【Windows】DEEPMailに登録している個人アドレス帳データの移行

• DEEPMail に登録している個人アドレス帳データのエクスポート

その他

• 多要素認証登録ユーザマニュアル